Organización mental

5 de septiembre de 2014


Aunque parezca mentira, el lugar más desorganizado de mi entorno no es mi estudio, ni mi armario, sino mi cerebro. Y os juro que si vieseis mi estudio os parecería mentira.

Llevo años intentando encontrar un sistema que me funcione, sean agendas, organizadores semanales, pizarras, post-it... cualquier cosa. Y no lo consigo. Yo soy de los que lo tienen todo en la cabeza, o lo que es lo mismo, de los que no tienen nada porque siempre se olvidan de algo. Y eso me genera un montón de estrés.

A veces me meto en la cama y de repente el corazón me da un vuelco porque me doy cuenta de que me he olvidado de algo importante (o no tan importante, pero el olvido lo eleva a proporciones catastróficas) y me empiezo a angustiar y me cuesta dormirme. Otras empiezo la mañana pensando que tengo tantas cosas que hacer que me agobio y soy incapaz de concentrarme en una sola. Y muchas veces hago un montón de tareas al mismo tiempo, todas medio mal y todas con sensación de urgencia.

Vamos, que me encantaría ser de esas personas que lo tienen todo bien calculado y organizado con bloques de tiempo exactos para cada cosa y una agenda de esas que dan envidia, con sus bolis de colores y sus washis y sus dibujitos artísticos, en lugar de ser la que se queda el día antes de una entrega trabajando hasta las tres de la mañana y la que siempre tiene que pedir una segunda hora en el médico porque la primera se le olvida o está apuntada en un papelito sepultado entre otros miles de papeles iguales.

Porque eso sí, yo apuntar, apunto. Normalmente en el sobre de la carta del banco o en la parte de atrás de la publicidad de la pizzería. Apunto rápido, para que no se me olvide y luego no sé cuándo lo escribí ni que significan esos garabatos y esos símbolos que tenían una lógica absoluta en el momento en el que los hice.

Ojalá pudiera deciros que ahora voy a compartir con vosotros el método infalible que me ha cambiado la vida, pero no. Eso sí, voy a contaros las estrategias que mejor funcionan en mi mundo de caos (o de espíritu creativo, que siempre queda más fino) y que me hacen no perder la cabeza cuando parece que estoy a punto.


1. Vacía el cerebro

No sé cuándo ni dónde leí por primera vez el concepto brain dump (literalmente, vaciado de cerebro, o vertido de cerebro), pero me hizo mucha gracia y me pareció un punto ridículo. Unas semanas después, en un ataque de histerismo, decidí probar y me he vuelto fan. Coged una hoja de papel y apuntad literalmente TODO lo que os venga a la cabeza. Podéis hacer bonitos diagramas con circulitos y flechas o sencillamente vomitar todo lo que esté ahí dando vueltas sin mucho orden. Cuando acabéis, tendréis la sensación de que ya está, no se os puede olvidar nada porque lo habéis apuntado todo. Es bastante liberador cuando os parece que tenéis demasiadas cosas en la cabeza.

2. Haz listas

Principalmente una lista de tareas pendientes. Tenemos una capacidad incalculable de agobiarnos porque nos da la sensación de que es imposible que lleguemos a todo, pero solo es eso, una sensación. Siempre que empiezo a hiperventilar y estoy al borde de las lágrimas porque creo que no voy a tener vida durante los dos próximos meses, sepultada en trabajo y gestiones, hago listas con las tareas que tengo que hacer y me sorprende comprobar que no tengo tantísimas cosas pendientes como creía. Así me tranquilizo y puedo empezar por el principio.

3. Divide y vencerás

A la hora de hacer listas con tareas, divide las más genéricas en tareas pequeñitas y medibles. Vamos, que puedas ir tachando pequeñísimas victorias a lo largo del día. Por ejemplo, que no sea: "organizar el estudio" sino más bien "limpiar la mesa del estudio", "ordenar los cajones", "recoger todos los trastos que hay en el suelo". Es mucho mejor pensar que hemos hecho una tarea de tres que pensar que todavía no hemos terminado con la súper tarea que nos habíamos impuesto.

4. Usa avisos y tareas

Yo intento, aunque a veces no me apaño, usar los avisos de Outlook para acordarme de las citas con horario que voy teniendo durante la semana. Lo del médico no tiene remedio, pero si alguien me manda una convocatoria de reunión por correo electrónico, lo primero que hago es meterla en mi calendario y pedirle que me avise el día antes y una hora antes. Así me aseguro de no dejarme nada. Outlook también tiene un sistema de tareas en el que te puedes apuntar cosas pendientes y adjuntar correos o archivos relacionados. Y si no usáis Outlook, Google incluye toooodo eso y más en sus calendarios.

5. Cómprate una libreta

Solo una, que sea bonita, y póntela en el bolso, junto al ordenador o donde sea más probable que la tengas a mano. Apúntalo todo ahí, tanto si es un vaciado de cabeza como una lista de tareas pendientes, el menú de la semana o el teléfono del podólogo. Solo una. Destierra los papelitos de tu vida, o pégalos en tu libreta con un washi bonito después de haberlos escrito.


6. Ordena

Os vais a reír de mí, pero una de las cosas que hago siempre que estoy muy estresada porque no llego y porque tengo mil cosas que hacer es parar y ordenar mi mesa de trabajo. Tiro lo que ya no vale, paso un trapo, ordeno un cajón... Me dejo la mesa como los chorros del oro. Pierdo a lo mejor una hora, pero me tranquilizo, me relajo y después trabajo en un ambiente mucho más organizado y rindo más.

7. Ponte objetivos

A veces tengo suerte y una sola tarea por delante, así que el trabajo me absorbe durante horas. Pero lo más habitual es que tenga varios fuegos que apagar, correos que escribir y pequeñas tareas. Así que me pongo pequeños objetivos con un premio asociado. Contestar diez correos y tomarme algo. Terminar diez páginas de traducción y hacer una pausa para mirar blogs. Hacer las llamadas que tengo pendientes y tejer dos vueltas del jersey que me estoy haciendo. Me cuesta mucho menos concentrarme si sé que son pequeñas dosis concentradas y que luego voy a parar.

8. Di no

A mí me cuesta horrores. Yo lo haría todo y me apuntaría a todo y colaboraría con todo. Pero, ¿sabéis qué? No se puede. Y para que vuestra lista de tareas pendientes no se desborde, a veces hay que decir que no, hay que delegar o hay que sacar de nuestra vida algunas cosas que nos gustaría hacer. A lo mejor no es el momento de unirse a la AMPA del cole o de participar en la Asociación de amigos del escarabajo pelotero. Quizás es el momento de pedirle a otra persona que se encargue de mantener el blog de la empresa de tu primo. No es que seas una mala persona ni que no quieras ayudar, es simplemente que a veces hay que simplificar y elegir menos cosas para hacerlas mejor. Pídele a tu pomelo que se encargue de algo que haces tú y no lo critiques si no lo hace como tú lo harías. Y si no puedes ayudar a tu verdulera a retocar sus fotos en Photoshop este mes, pues no puedes y punto. No te cargues de más trabajo del que puedes hacer. (Y este es claramente un consejo que yo no sigo y que tengo que aprender a aplicar.)

9. Hazte un café, un té, una Cocacola con hielo...

Relájate, que no se acaba el mundo. Estoy harta de que me digan que no sé qué es urgente y no sé qué otra cosa es básico que esté ahora mismo y que va a estallar la tercera guerra mundial si no acabo no sé cuánto a tiempo. ¿La verdad? No es para tanto. Nunca es para tanto. Así que relájate, tómate algo, haz una pausa y luego ponte a trabajar en serio, pero sin agobiarte.

Y el consejo más importante de todos:

10. NO TE FUSTIGUES!

Nunca. Que sobre todo las mujeres tenemos tendencia a pensar que si no hacemos más es por culpa nuestra y no es verdad. Si quisiésemos, podríamos tener todo el día lleno de tareas. Pero no queremos, ¿verdad? Así que guárdate un rato para ti, para hacer algo que te gusta, para salir a cenar con tus amigos, para ver el partido del Barça (o del Atlético, va), para echarte una partidita a la Wii y para comer pipas. Porque eso es lo que más necesitas para organizarte mejor y hacer todo lo que tienes pendiente.


¿Vosotros qué? ¿Sois un desastre como yo o tenéis agendas bonitas con notas de colores? ¿Se os olvidan las cosas? ¿Os agobiáis por todo? Decidme que sí para que no me sienta tan sola...

20 comentarios:

  1. Ay ay ay!!! que me pasa lo mismo, que tengo más en la cabeza de lo que me cabe en las listas, que siempre se me olvida algo, que soy un caos!!!! Eso sí, libretas tengo montones...
    Q bien me van a venir estos consejos. :)
    Bss

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    1. Yo también tengo mil libretas, por eso subrayo la necesidad de tener solo una... Cuando tienes muchas, tienes todas tus notas repartidas y sigues sin encontrarlas. Yo creo que es un mal común de las mentes creativas... o algo... Besote.

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  2. Yo lucho desde siempre contra el agobio de tener mil cosas que hacer y la sensación de "no llego", pero también he aprendido a no darle mucha importancia a eso, a hacerme listas en mi cuadernito y dejarlas ahí, y lo que de verdad me urge lo apunto en el móvil con la alarma y no se me olvida (cosas como los turnos de trabajo, las citas del médico o papeleos y eso). Con las listas no me pongo fecha, ya lo haré, y cuando lo hago, lo tacho de la lista y tan feliz.
    Pero vaya, que cuando me da la taquicardia, me da. Aunque hace tiempo que aprendí que tampoco es para tanto si no consigo terminar el jersey que llevo 2 años tejiendo, o si la mesita de noche no se pinta hasta después de navidades, a veces me puede la ansiedad y me da... pues bueno, una es ansiosa, qué se le va a hacer, tampoco es para tanto... no sé si me explico, yo también acepto que soy muy agonía y lo quiero hacer todo, y todo no se puede hacer; pues acepto que de vez en cuando eso me provoca ansiedad, pero ni me voy a morir por no tener la casa decorada de revista (por ejemplo), ni de que de vez en cuando me dé la taquicardia.

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    1. A mí me pasa lo contrario, soy bastante histérica. Todavía no dado ese paso de tomármelo todo con filosofía y decidir que si no es hoy, será mañana. Lo intento y creo que poco a poco voy mejorando, pero vamos, me cuesta. Pero tienes razón, luego resulta que un día dejas algo sin hacer Y NO PASA NADA! Y te maldices los huesos por haber sufrido tanto durante tanto tiempo...

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  3. Bon dia Paula!, jo comparteixo amb tu el punt 6 i 8. La resta els estic millorant molt. Coneixes el mètode Pomodoro de concentració i gestió del temps. Es tracta de intercalar moments de feina intensa amb moments curs de descans. Tipus: Treballo 30 minuts a tope i paro cinc per fer exercicis de cervicals i dencansar . Però a la viquipèdia ho explica super bé.

    Bon cap de setmana.

    Xènia Roca

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    1. Sí, sí, n'he sentit a parlar. Jo crec que l'aplico sense saber que és un mètode. Però és que si no tinc un objectiu proper (pararàs i aniràs a regar les plantes) no serveixo per res. Aix, la productivitat! Un petó ben gros, bonica!

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  4. Ay guapa mia,tu si que me has vaciado la cabeza y has escrito exactamente todo lo que me pasa.No estas sola querida,somos mas de media humanidad tal cual.muchisisimos besos

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    1. Jajajaja! Es un alivio saber que no estoy sola. Que a veces una se come la cabeza y piensa que es una histérica y ya. Tendríamos que montar un club y hacernos camisetas: "Yo también tengo demasiadas cosas en la cabeza". Besos!

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    2. Pues vamos a medias con el negocio de las camisetas....porque nos ibamos a forrar,ya te digo.besos.Patricia

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    3. Mmmm... diseño cuqui, un par de garabatos hipsters, un tipo de letra bonito... Lo veo, lo veo...

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  5. No hi ha res pitjor en aquesta vida com ser desorganitzada mental i alhora ser un monstre del control. Es una contradicció diaria.

    A mi també m'ha anat genial fer llistes i tirar de calendari del mòbil (i omplir la casa de pissarres i papers a la vista XD )


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    1. Exacte! Desorganitzada i control freak. Em sento molt identificada. A mi encara em queda molt camí, però. I aprendre a prioritzar... Ja hi arribarem.

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  6. Pueeeeeees tengo síntomas de ser organizada y de no serlo, jajaja. Muchos de los trucos que usas los he usado yo desde siempre y creo (solo creo) que me han convertido en una súper organizadora. No puedo vivir sin hacer listas para todo, que tengo sincronizadas en todos los dispositivos: movil, ipad, ordenador... y este año estoy proponiéndome aprender a decir "no" más a menudo, pero nada, que aún no me sale.

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    1. Jooo... yo lo de sincronizarme las listas todavía no lo hago, porque soy una vaga y tengo que trastear y no tengo nada de ganas...

      Y lo de aprender a decir "no" es básico. Yo tampoco sé cómo hacerlo, pero es uno de mis grandes objetivos de este año: soltar lastre, guardarme el tiempo para las cosas que me interesan mucho y que nunca tengo tiempo de hacer... vamos, para mí. Que al final uno reparte su tiempo desinteresadamente entre todo el mundo y se queda sin tiempo para sus vicios y sus caprichos. Y ese tiempo es importantísimo tenerlo!

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  7. Yo solía cumplir todo esto, en qué momento lo olvidé? Es que ahora mis tareas no son obligaciones, por eso cuestan más y menos a la vez! Gracias por el tip, a ver si por fin me organizo este finde! >.<

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    1. ¿Qué? ¿Te has organizado? ¿Sigues siendo un caos? Yo en el fondo creo que las personas desorganizadas somos más divertidas... Pero hay que poner límites, que si no, nos perdemos.

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  8. ¡No estás sola! Coincido casi punto por punto contigo! Yo también me doy premios cuando he acabado una mini-tarea y antes de pasar a la siguiente, lo hago desde que estudiaba. Eso sí, yo no estoy hecha para la era digital, porque sólo soy capaz de funcionar con una agenda de papel llena de post its y subrayada de diferentes colores. Ni me funcionan las alarmas del móvil ni las del outlook, qué le vamos a hacer.
    Y un truco que descubrí hace unos años y que a mí me funciona genial (aunque a lo mejor esto iba mejor en la entrada del minimalismo): he descubierto que ordeno mejor si tengo una papelera cerca. Si no, voy acumulando papelitos diciéndome "ya lo tiraré todo junto luego" y al final dejo de ver el escritorio. Ni que viviera en una mansión! Lo que pasa es que con lo desastre que soy me tengo que poner las cosas fáciles.

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    1. Yo también funciono mejor con una libreta y bolis de colores. Me gusta más y además la llevo a todas partes en el bolso, puedo dibujar, garabatear, tachar... en una pantalla no es lo mismo.

      Y sí, lo de la papelera es básico para no dejarlo para otro rato. Yo también soy especialista en hacer montoncitos de cosas por toda la casa en espera de su turno (para ordenar, clasificar, escanear, tirar...)

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  9. Hola bonica! Feia temps que no escribia per aquí però et vaig llegint igualment. Jo m'identifico molt amb tu. Per començar necessito ordre al meu voltant. Si no el tinc, paro de treballar i em poso ni que sigui 10 minuts a ordenar papers o el que em molesti visualment. L'ordre a la casa m'aporta ordre mental. Una de les coses que a mi em va molt bé és el brain dump. Realment funciona per fer parar el cervell quan hi ha moltes coses que et colapsen. I fer llistes. En tinc una a mà, dividida per feina, casa i prioritats: urgent, etc. Després a drive també m'organitzo per llistes: per comprar, vendre, etc. Per la feina outlook i drive és el que millor em funciona. Les cites, recordatoris amb google calendar que m'avisa al teléfon. Però el que no consegueixo fer és posar-me objectius realistes diaris. Crec que tinc realment masses fronts. He començat a treure coses. He deixat de coordinar una associació per exemple. Però el problema és que tan àviat en trec una me'n poso una altra. Alhores tincs molts objectius. Múltiples objectius :-) I això fa que al final sigui la típica mare que s'oblida el berenar o els mocadors i els hi ha de demanar a l'amiga. Crec que no tinc remei. Un petonàs preciosa.

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    1. Jo també sóc la mare que sempre demana mocadors de paper... I també sóc de les que s'apunten a tot. Però fa un temps que he vist que estic deixant de banda "per quan tingui temps" les coses que més m'agrada fer, les coses que m'agradaria aprendre. I no és just. Vull tenir temps ara per fer coses xules, que em motivin, que em canviïn la vida, que m'engresquin. No vull esperar que els nens marxin de casa, o a no tenir feina. No passarà mai, llavors. M'oblidaré de quines són les coses que m'encanten. Aquest mes he pres un parell de decisions molt difícils, però realment alliberadores, de deixar dos projectes que fins ara m'ha agradat molt portar, però que poden seguir sols i deixar-me més temps per altres coses. Són etapes que s'han de tancar i ja està. Costa, però és el millor que podem fer per desenvolupar altres parts de la nostra vida. Tinc moltes idees i tinc ganes de tenir temps per fer-les totes! Un petó ben gros. Ja parlarem del teu súper viatge... quina enveja!

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